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Questionnaire

Madame, Mademoiselle, Monsieur,

Le questionnaire ci-joint s’inscrit dans le cadre d’une étude préliminaire pour la mise place

d’un système d’archivage électronique(SAE) au sein de MedZ.

Afin de mieux cerner les questions qui y figurent, j’ai cru convenable de vous donner ci-
après un aperçu global sur l’archivage électronique

Selon l’AFNOR (Association Française de Normalisation), l’archivage électronique est défini

comme étant «l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à

moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter »

Les apports du système d’archivage électronique sont multiples, nous citons à titre

indicatif:

• La réduction des coûts de l’espace de stockage et du classement à travers la

numérisation du corpus de documents ;

• La réduction des coûts et temps de recherche et de diffusion : un intérêt majeur de

l’archivage électronique réside dans la diminution des délais de recherche, comparée

à la recherche manuelle dans un système de classement traditionnel.

• L’accès simultanés : plusieurs utilisateurs peuvent accéder simultanément au même

dossier, voire au même document.

Votre collaboration effective nous permettra d’une part de connaître l’état des lieux

documents d’archives et d’autre part d’identifier vos besoins info-documentaires.

Ceci dit, Notre objectif ultime est de concevoir un système qui répond fidèlement à vos

exigences professionnelles.

Les résultats de l’étude vous seront communiqués si vous le souhaiter.

En vous remerciant de votre collaboration, je vous prie d’agréer l’expression de mes

salutations distinguées.

réponse obligatoire

Question 1

Merci d'entrer ici votre pseudonyme

Question 2

Quel est votre fonction

Question 3

Quelles sont les principales activités de votre entité

Question 4

Quel type de documents produits votre entité

Question 5

Comment se fait, au niveau de votre entité, le traitement et l’organisation des documents d’archives?

Question 6

Votre service procède-t-il à l’élimination des documents ?

Question 7

Si oui, quels sont les critères d’élimination ?

Question 8

Quels sont les documents que vous utilisez souvent dans le cadre de votre fonction ?

Question 9

Quel est le support de ces documents ?

Question 10

Pendant l’exercice de votre fonction, à quelle fréquence utilisez-vous les documents
d’archives ?

Question 11

En cas de besoins, trouvez-vous des difficultés pour trouver les documents dont vous
disposez ?

Question 12

Si oui quelles sont ces difficultés ? Document papier

Question 13

Si oui quelles sont ces difficultés ? Document Electronique

Question 14

Quel système de classement souhaitez-vous adopter pour vos dossiers?

Question 15

En moyenne, combien de temps consacrez-vous à la recherche d’un document au sein de votre documentation?

Question 16

Quels sont les éléments de repérage des documents dont vous avez besoin ?

Question 17

Selon vous, la mise en place d’un système informatisé de gestion des documents serait ...

Question 18

Avez-vous déjà utilisé un logiciel de gestion des documents d’archives dans l’exercice de votre travail ?

Question 19

Quels sont vos attentes par rapport au nouveau système ?

Question 20

Comment doivent être présentés les documents dans le nouveau système ?

Question 21

Vos suggestions à propos d’un système de gestion électronique des documents




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