SYSTEME DE GESTION DOCUMENTAIRE / IL FAUT ENVIRON 10min POUR COMPLETER LE QUESTIONNAIRE.

Comprendre / Identifier les besoins et les attentes des collaborateurs dans le cadre de la mise en place du système de gestion documentaire.

Question 1

Comment accédez-vous aux documents nécessaires à votre travail ?

Utilisation de logiciels de stockage et de partage de fichiers (Google drive, Dropbox)

Stockage local sur l’ordinateur

Accès via un réseau social d’entreprise (Teams)

Accès via un intranet d'entreprise (serveur commun)

via un progiciel (Prios, ProdAlia)

Question 2

Vous arrive-t-il de ne pas classer un document important dès la 1ère ouverture de celui-ci?

Toujours

Assez souvent

Pas très souvent

Jamais

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Question 3

Pour quelles raisons?

Le système de classement des documents n'est pas pertinent

Je ne trouve pas le bon dossier

Je préfère classer le document une fois qu'il est archivé.

L'Emplacement pour classer n'est pas accessible

Je n'y pense pas (j'ai pas le reflexe de le faire toute suite)

Question 4

Échangez-vous des informations/documents avec d'autres services que le vôtre ?

Oui, quotidiennement

Oui, quelques fois par semaine

Oui quelques fois par mois

Non jamais

Autre réponse…

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Commentaires

Question 5

Rencontrez-vous des difficultés dans la récupération des documents?

Oui

Non

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Question 6

Si oui, à quoi cela est dû?

Confidentialité d'un document

Classement de la documentation non pertinent

Rangement inadéquat par les collègues

Rétention d'information par une tierce personne

Question 7

Quels documents issus de votre activité sont mis à disposition de tous ?

Documents d'enregistrements (comptabilité matière, analyse labo)

Documents de production (formules, recettes, maquettages)

Documents ADV (BL, factures, commandes)

Documents de sécurité (plan de prévention, plan de sanitation, plan de maintenance)

Documents de management (planning des équipes etc.)

Autre réponse...

Commentaires

Question 8

A combien estimez-vous, le temps (cumulé) que vous consacrez pour RECHERCHER, METTRE A JOUR, CREER et Archiver des documents durant votre poste de travail?

Environ 1 à 2 heures par jour (activités avec un volume documentaire faible)

Entre 2 et 4 heures par jour (activités avec un volume documentaire moyen)

Au-delà de 4 heures par jour (activités intensives avec un volume documentaire élevé)

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Question 9

Selon vous, quel est votre répartition entre production électronique et production papier ? (Faire la répartition en pourcentage de chacun des deux types de production) ?

Question 10

Vos documents sont-ils majoritairement utilisés (connu, accessible, et consulté) par d’autres personnes ?

Oui

Moyennement

Non

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Question 11

Avez-vous connaissance d'une politique ou de recommandation de gestion documentaire au sein de votre entreprise ?

Oui

Non

Autre réponse ...

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Commentaires

Question 12

Une fois les projets communs achevés, gardez-vous une trace ?

Oui, une archive commune

Une version personnelle

Une archive commune et une version personnelle

Non, nous ne gardons pas de trace

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Question 13

L'accessibilité aux documents partagés avec les autres services vous semble-t-elle ?

Dites nous Pourquoi?

Facile

Difficile

Compliqué

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Question 14

Pensez-vous que le système actuel (serveur commun) répond entièrement à vos besoins?

Si Non, dites-nous quelles améliorations on pourrait apporter?

Oui tout à fait

Oui partiellement

Non

Changer pour un nouveau logiciel (outil) de gestion documentaire

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Question 15

Pensez-vous que le système actuel manque de cadre procédural (validation et mise à jour des documents) ?

Oui tout à fait

Oui partiellement

Non

Ne se prononce pas

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Question 16

Le système actuel permet-il de vous rendre compte du travail déjà accompli par vos collègues et vous ?

Si oui, dites nous pourquoi ?

Oui

Non

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Commentaires

Question 17

Si vous devez évaluer le système actuel, quels seraient les points positifs selon vous ?

Que Proposeriez-vous en plus?

Liberté de gestion

Espace délimité et sécurisé

Pas de contrainte d'archivage

Facilité de création de fichiers ou de dossiers de travail commun

Simplicité d'usage

Autre réponse

Commentaires

Question 18

Si vous devez évaluer le système actuel, quels seraient selon vous, les Axes d'amélioration ?

Accessibilité difficile

Difficulté d'identification des versions

Méconnaissance du travail en cours des collègues

Pertes de documents

Risque de doublon de travail

Niveau de sécurisation pas toujours adapté

Autre réponse...

Commentaires

Question 19

Pensez-vous que la réorganisation du serveur commun serait utile?

Oui

Non

Peut-être

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Question 20

Savez-vous ce qu’est un système de gestion documentaire (GED) ?

Si oui, pensez-vous qu'il serait utile à l'entreprise ?

Oui

Non

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Commentaires

Question 21

selon vous quelles sont les fonctionnalités que vous estimez essentielles pour une GED efficace ?

Si vous avez d'autres propositions, merci de mettre en commentaire.

Recherche avancée des documents

Contrôle des versons et mise à jour

Gestion des droits d'accès

Créer, Modifier, Archiver un document

Rapports et statistiques

Collaboration en temps réel

Commentaires

Question 22

Avez-vous des besoins particuliers concernant le système de gestion documentaire ?

Si Oui, dites-nous quels sont vos besoins (vos attentes).

Question 23

Dans quel service travaillez-vous?

Si vous le souhaitez, vous pouvez vous identifier (Pas obligatoire).

PRODUCTION / QUALITE

ADV / RH

COMMERCIAL

MAINTENANCE

LOGISTIQUE ET TRANSPORT

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Commentaires

Question 24

Quelle est votre situation ?

Cadre

Agent de maitrise

Ouvrier

Autre réponse...

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Question 25

Quelle est votre tranche d'âge?

16 à 25 ans

26 à 40 ans

41 à 55 ans

56 et plus

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