Pratiques d'archivage au SDET

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Pratiques d'archivage au SDET

Service, direction ou pole, fonction, nombre d'années dans le service :

Êtes-vous présent dans ce service depuis sa création ?

Pouvez-vous décrire vos activités ?

Y a-t-il des agents qui sont partis de votre service ?

Si Oui, que sont devenues leurs archives ?

La préservation des documents vous parait-elle une question...

Disposez-vous de règles et/ou instructions internes sur la gestion des archives ?

Si Oui, les appliquez-vous ?

PRODUCTION ET RECEPTION DES DOCUMENTS

Quels types de documents produisez-vous et/ou recevez-vous dans le cadre de vos activités ?

Qui valide les documents ?

Qui centralise ces documents et à qui incombe leur responsabilité ?

En pourcentage, combien de documents sont internes à votre service ?

Avez-vous connaissance des durées de conservation pour chaque type de document produit et/ou reçu ?

Quelle durée de conservation appliquez-vous aux documents produits et/ou reçus ?

Combien de temps gardez-vous habituellement vos documents papier dans votre bureau ?

RECHERCHE ET COMMUNICATION DES DOCUMENTS

Vous arrive-t-il de rechercher et/ou consulter des documents déjà archivés (local Archives ou Serveur) ?

Si Oui, à quelle fréquence

Avez-vous déjà eu des difficultés pour retrouver vos documents déjà archivés ?

Avez-vous déjà eu des difficultés pour retrouver des documents de vos collègues s'ils sont absents ou partis ?

Gérez-vous des documents confidentiels ou contenant des informations sensibles qui sont limités en droit d’accès ?

Si Oui, de quelle manière ?

Sauf dérogation, vos documents sont communicables au public :

Lorsque les deux existent, consultez-vous de préférence les documents

ARCHIVES ELECTRONIQUES

Où sont enregistrés vos documents électroniques ?

Disposez-vous d’un espace dédié sur le serveur ?

Disposez-vous de règles de classement et de conservation des documents électroniques (natifs / dématérialisés) ?

Si Oui, lesquels ?

Les documents créés ou conservés sous forme électroniques sont-ils parfois imprimés pour être archivés sous forme papier ?

Pour quelles raisons ? (ex : la nécessité de conserver les signatures sous forme manuscrite...

Les documents crées ou conservés sous forme papier sont-ils parfois scannés pour être archivés sous forme dématérialisée ?

Pour quelle raison ? (ex: gain de place dans les bureaux et au local Archives)

Si oui, les documents papier sont-ils détruits ?

	Activités (ex : Visite de chantier)	Typologie de documents (ex : CR, PV, plans, factures, délibérations ...)

Typologie de documents (offres non retenues des marchés publics)	Durée de conservation appliquée (5 ans)	Durée de conservation souhaitée (à vous de le déterminer)