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Gestion des documents

Liste de points pour aider à établir un diagnostic dans le cadre d’une procédure d’audit/état des lieux.

réponse obligatoire

Question 1

Nom de votre société

Création des documents

réponse obligatoire

Question 2

Combien y a-t-il de types de documents créés dans le service ?

réponse obligatoire

Question 3

Combien y a-t-il de personnes habilitées à créer des documents ?

réponse obligatoire

Question 4

Existe-t-il un format normalisé pour les documents, une charte graphique ?

décocher

Commentaires

réponse obligatoire

Question 5

Sur quel support les documents sont-ils créés (Papier, numérique) ?

Question 6

Dans quelle proportion ?

Cadre réglementaire

réponse obligatoire

Question 7

Existe-t-il des instructions concernant la gestion des documents ?

réponse obligatoire

Question 8

Si oui, sont-elles connues de tous ?

Question 9

En cas de réponse NSP, qui à la connaissance pour répondre à la question ?

réponse obligatoire

Question 10

Existe-t-il une réglementation concernant la nature des documents à conserver, le lieu et la durée de leur conservation ?

Procédure d'enregistrement

réponse obligatoire

Question 11

Existe-t-il une procédure d’enregistrement des documents à l’arrivée, au départ ?

réponse obligatoire

Question 12

Cet enregistrement est-il centralisé ?

réponse obligatoire

Question 13

Quels outils sont utilisés (registres, système informatique, numériseur)?

réponse obligatoire

Question 14

A-t-on régulièrement recours à l’outil d’enregistrement et dans quel but (autre que pour rappeler une référence) ?

réponse obligatoire

Question 15

Quels documents sont enregistrés ?

réponse obligatoire

Question 16

Les documents internes sont-ils pris en compte ?

réponse obligatoire

Question 17

Le document enregistré est-il complété par des documents préliminaires avant sa mise en circulation ?

Gestion du flux de l'information/traçabilité des documents

réponse obligatoire

Question 18

Existe-t-il un circuit normalisé de l’information ?

réponse obligatoire

Question 19

Quelles sont les étapes du traitement du document à partir de son arrivée dans le service jusqu’à son arrivée sur le bureau du collaborateur concerné ?




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