CHARTE DE LA RELATION ELUS – CADRES DE L’ADMINISTRATION / CONSULTATION ELARGIE

Votre profil

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Question 1

Merci de bien vouloir préciser votre « profil »

Elu de la majorité

Membre du Cabinet

Membre de la Direction Générale

Directeur

Chef de service

Coordinateur de programme ou Chef de projet indépendant (à COPIL)

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Commentaires

Finaliser la charte avec vous

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Question 2

•Compréhension de la charte :
Pour toute expression de la Charte qui vous semble difficilement compréhensible ou source d’interprétations multiples, merci de citer son numéro et de préciser ce qui peut être amélioré.

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Question 3

•Pertinence de la Charte :
Si vous pensez qu’un dysfonctionnement régulier dans la relation entre élus et cadres de l’administration n’est pas abordé dans la Charte, merci de faire une proposition d’expression en précisant si elle vise les élus seuls / les cadres seuls / les élus et cadres ensemble.

Prioriser les axes de progrès

Cette priorisation aidera à définir des actions de sensibilisation / appropriation adaptées.

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Question 4

Indiquez ci-dessous les n° des 4 expressions qui vous semblent prioritaires en termes de progrès à réaliser rapidement, concernant seulement les élus.

2 - Je n’hésite pas à expliciter ma vision politique et la resituer dans le cadre du projet de mandat.

7 - Je ne me substitue pas au Directeur ou au Manageur de projet dans son rôle managérial (organisation et méthode de travail, directives, animation d’équipe, …).

8 - Je ne demande pas à un Directeur ou à un Manageur de projet de me représenter dans une instance externe à la Ville.

9 - Si je suis saisi en direct par un agent, je l’écoute, mais je ne prends pas d’engagement. Je lui demande s’il a évoqué le sujet avec son supérieur hiérarchique. J’informe la hiérarchie de l’agent selon la nature de la problématique exprimée.

10 - Je ne prends pas en charge directement la gestion du courrier, notamment sur ELISE. Les services me saisiront au besoin. Je fais enregistrer les sollicitations reçues en direct dans ELISE (ex : demande de subvention), pour suivi par les services.

16 - Lorsque ma Direction de référence a d’autres Elus référents thématiques, j’organise avec eux notre relation de travail et prévois des temps de coordination et de concertation à bon escient.

18 - Je n’organise pas d’action impliquant des agents au sein ou en dehors de mon périmètre de référence sans l’aval de leur hiérarchie.

20 - Je suis garant d’une bonne circulation d’informations utiles auprès de mes collègues Elus concernés.

21 - Je prévois régulièrement avec mon Directeur référent des visites sur le terrain permettant de comprendre l’activité quotidienne des agents de sa Direction.

22 - Je me renseigne sur la charge de travail quotidienne de ma Direction référente ; j’en tiens compte dans la formulation de mes commandes.

29 - Je suis solidaire des décisions prises par les instances de décision ad hoc (CODIR, MUNI, COPIL, CM) et/ou par le Maire dans ma prise de parole publique.

31 - Je participe, auprès de mes interlocuteurs de l’Administration, aux réunions ou événements publics entrant dans le champ de ma délégation.

33 - Je ne reçois pas une association sans en avoir parler avec son Elu référent habituel. Lors d’une réunion unilatérale avec une association, je ne prends pas d’engagement sortant de mon périmètre.

35 - Je consulte le Cabinet et la Direction concernée pour bénéficier de leur expertise avant d’apporter une réponse à un usager sur un sujet sensible.

37 - J’ai conscience que l’intérêt d’un citoyen ou d’une association n’est pas forcément représentatif de l’intérêt général. Je n’hésite pas à demander une évaluation technique par les services afin de répondre de manière objective aux demandes des citoyens et associations.

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Question 5

Indiquez ci-dessous les n° des 3 expressions qui vous semblent prioritaires en termes de progrès à réaliser rapidement, concernant seulement les cadres de l'administration.

3 - Je ne suis pas juge de l’opportunité des décisions politiques. J’identifie les risques (techniques) avec mon DGA ou Sponsor, et le Cabinet (risques politiques) si besoin. J’alerte l’Elu dans l’exercice de son rôle. Je suis force de proposition pour réduire ces risques dans un esprit orienté “solutions”.

17 - Lorsque qu’un dossier placé sous la responsabilité de ma Direction concerne un Elu différent de mon Elu référent, je lui transmets les informations utiles à ma disposition.

19 - Lorsqu’un Elu intervient en dehors de son périmètre de référence, je le redirige vers les bons interlocuteurs.

23 - J’apporte à mon Elu référent des éléments objectivés concernant la charge de travail de mes équipes.

30 - Je suis lié à mon devoir de réserve.

32 - Je prépare le contenu des réunions publiques avec mon Elu référent et le Cabinet, pour faciliter la coordination entre les messages politiques et techniques transmis aux citoyens.

34 - Lorsque je suis sollicité par une association en dehors de mon périmètre, j’informe la Direction habituellement référente de cette association.

36 - Je consulte le Cabinet, mon DGA et l’Elu concerné avant d’apporter une réponse à un usager sur un sujet sensible.

38 - Je privilégie l’intérêt général aux demandes individuelles des citoyens, associations et acteurs du territoire. En cas de doute sur les suites à donner à une demande, je prends l’avis de mon DGA et/ou du Cabinet et/ou de mon Elu référent, en fonction de la nature de la demande.

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Question 6

Indiquez ci-dessous les n° des 4 expressions qui vous semblent prioritaires en termes de progrès à réaliser rapidement, concernant les élus et les cadres de l'administration.

1 - En tant qu’Elu, je suis centré sur le “quoi” (stratégie politique). En tant que Directeur ou Manageur de projet, je suis centré sur le “comment” (modalités de mise en œuvre). Chacune des parties aide l’autre à respecter son rôle.

4 - Je saisis les opportunités d’associer le Cabinet aux actions que je mène.

5 - Je respecte le caractère confidentiel de certaines informations concernant la Ville, ses agents et ses Elus.

6 - Je respecte et fais respecter les rôles des acteurs, des instances de la Ville, ainsi que les circuits de décision. Je respecte les décisions prises en instance (ex : CODIR, MUNI, COPIL, CM) et/ou par M. le Maire.

11 - Nous définissons ensemble les conditions pour établir une relation constructive basée sur la confiance.

12 - Nous fixons ensemble les modalités d’information et de communication entre nous (fréquence, calage, lieu, participants, canaux de communication en fonction des urgences) pour éviter les sur-sollicitations quotidiennes. Nous respectons une pause méridienne de 45 min et évitons l’organisation de réunions sur la pause méridienne (12h30-13h30).

13 - Dans le cas de gestion de dossiers transversaux, nous organisons conjointement un processus de travail entre agents et Elus concernés. Les DGA concernés sont informés et peuvent aussi participer aux échanges. Nous promouvons la culture du travail transversal.

14 - Je ne modifie pas une date de réunion de façon unilatérale, sans en discuter avec mon interlocuteur. Je n’annule pas ma présence à une réunion préalablement acceptée sans motif valable.

15 - Je n’attends pas de réponse à un mail envoyé en dehors des horaires classiques de travail en semaine (8h30-18h30). Je respecte les temps de congés et flexi.

24 - J'écoute ce que l’on me dit avec attention, bonne volonté et sincérité, et si je ne comprends pas, je fais reformuler afin que la compréhension soit bien claire. Je me mets à la place de l’autre, j’essaye de comprendre ses attentes et difficultés.

25 - Je respecte les règles de politesse élémentaires au contact de tout interlocuteur quel que soit son statut ou niveau hiérarchique. Je fais preuve d’un intérêt sincère et de reconnaissance pour le travail ou les actions réalisées par les services.

26 - Quand je ne suis pas d’accord, je l’exprime de façon instantanée, neutre et argumentée. En cas de désaccord durable, je respecte les processus de régulation et d’arbitrage au sein de la Ville.

27 - Je n’ai pas de propos et de préjugés racistes, sexistes, genrés, sociaux et physiques. Je respecte et je dois faire respecter l’égalité femmes / hommes et la lutte contre les discriminations. Je me réfère au Guide Pratique Protocole Agressions en ligne sur l’Intranet.

28 - J’encourage le dialogue, les débats constructifs et la concertation entre Elus et Administration, au bénéfice du service rendu aux usagers.

Evaluer notre « point de départ »

Pour chacun des 4 thèmes de la Charte, évaluer la relation actuelle entre élus et cadres de l’administration par rapport au cas « idéal » où toutes les expressions citées dans le thème seraient totalement respectées : attribuer une note de 1 (la relation actuelle n’est pas du tout conforme à l’ensembles des expressions citées dans ce thème) à 10 (la relation actuelle est parfaitement conforme à l’ensembles des expressions citées dans ce thème).

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Question 7

Thème 1 « Respect des rôles respectifs et des décisions prises »

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Question 8

Thème 2 « Organisation de la relation de travail »

0

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Question 9

Thème 3 « Postures et comportements »

0

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Question 10

Thème 4 « Relation aux citoyens et associations"

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Merci d'avoir répondu à ce questionnaire.
Une évaluation similaire vous sera proposée dans 6 mois pour mesurer les effets de la Charte et de ses actions d’accompagnement (sensibilisation, appropriation, régulation).

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•Compréhension de la charte : Pour toute expression de la Charte qui vous semble difficilement compréhensible ou source d’interprétations multiples, merci de citer son numéro et de préciser ce qui peut être amélioré.

Prioriser les axes de progrès

Indiquez ci-dessous les n° des 4 expressions qui vous semblent prioritaires en termes de progrès à réaliser rapidement, concernant seulement les élus.

Indiquez ci-dessous les n° des 3 expressions qui vous semblent prioritaires en termes de progrès à réaliser rapidement, concernant seulement les cadres de l'administration.

Indiquez ci-dessous les n° des 4 expressions qui vous semblent prioritaires en termes de progrès à réaliser rapidement, concernant les élus et les cadres de l'administration.

Evaluer notre « point de départ »

Thème 1 « Respect des rôles respectifs et des décisions prises »

Thème 2 « Organisation de la relation de travail »

Thème 3 « Postures et comportements »

Thème 4 « Relation aux citoyens et associations"

•Compréhension de la charte :
Pour toute expression de la Charte qui vous semble difficilement compréhensible ou source d’interprétations multiples, merci de citer son numéro et de préciser ce qui peut être amélioré.