4 Formation Assistant/Secrétaire Chef de Poste

TEST 4 : Gestion des frais de représentation

réponse obligatoire

Question 1

Indiquez votre nom suivi de votre prénom

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Question 2

1 Outre la liste des invités, quels justificatifs sont à fournir pour un remboursement au barème ?

Aucun

Le menu servi

la Liste des invités, le menu servi et les factures d’achat et tickets de caisse

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Question 3

2 Le chef de poste est invité chez le N°2 de la délégation européenne et apporte un bouquet de fleurs. Peut-il se le faire rembourser ?

OUI

NON

Seulement s’il se fait accompagner par son conjoint

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Question 4

3 Un traiteur intervient à la Résidence, s’agit-il d’un remboursement au barème ?

Oui, selon la catégorie (dîner, cocktail, repas de travail etc .)

Au réel sur la base de la facture du traiteur

La facture est payée directement par la régie

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Question 5

4 La décoration florale d’une réception, remboursée au barème, est-elle remboursée séparément au Chef de poste ?

Oui, parce qu’il s’agit d’une dépense dans le cadre d’une activité de représentation

Non, il ne s’agit pas d’une dépense de représentation

Non, parce que la décoration est inclue dans le barème forfaitaire

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Question 6

5 Quelles sont les réceptions autorisées où seuls les agents du poste et leurs conjoints sont invités ?

Toutes, pas de problème

Aucune, c’est exclu

Arbre de noël et réception au titre des vœux de début d’année.

Dans certains postes particulièrement difficiles, pour assurer la cohésion des agents.

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Question 7

6 Pour un repas au restaurant, que rembourse t’on au Chef de poste, et pour une réception à la Résidence ?

Restaurant : total de la facture - Résidence : forfait multiplié par nombre de convives, y compris ambassadeur (et conjoint, le cas échéant)

Restaurant : montant de la facture sans le coût du repas du chef de poste - résidence : forfait multiplié par nombre de convives, hors ambassadeur (et conjoint, le cas échéant)

Restaurant : montant de la facture sans le coût du repas du chef de poste - résidence : forfait multiplié par nombre de convives, y compris ambassadeur (et conjoint, le cas échéant)

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Question 8

7 Pour un repas remboursé au barème, faut-il conserver les preuves d’achat des ingrédients ?

Non, car le remboursement est forfaitaire

Oui, pour pouvoir les présenter à l’IGAE

Oui, sauf pour les PPD, pour pouvoir les présenter à l’IGAE

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Question 9

8 Pour le suivi des tableaux des CFR, quand faut-il arrêter la gestion et ouvrir d’autres tableaux?

Continuer de mettre à jour le tableau de suivi avec les avances et remboursements faits au nouveau chef de poste. Le tableau sera transmis au Département par le SGA lors de la programmation budgétaire.

Ouvrir un nouveau fichier de suivi à compter de la date d’arrivée du nouveau chef de poste. S’assurer que le tableau du chef de poste précédent a été transmis à son départ au Département par le SGA.

Ouvrir un nouveau fichier de suivi à compter de la date d’arrivée du nouveau chef de poste. Le tableau du chef de poste précédent sera transmis au Département par le SGA pour la fin de l’année.

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Question 10

9 Comment sont comptabilisés les repas privés du Chef de poste et de sa famille

Ils sont pris en charge sur les frais de représentation et les dépenses sont incluses dans les avances faites par le chef de poste pour acheter les produits nécessaires à l’organisation de l’activité de représentation

Seuls les vins sont prélevés sur la cave de l’Ambassade

Les dépenses sont séparées.

Dans le cas d’un compte dédié, un barème est mis en place et le chef de poste rembourse chaque mois les repas privés pris à la résidence.

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